Pour faire un bon inventaire... il faut être RIGOUREUX ET METHODIQUE !

Fort de notre expérience, nous avons décrit une procédure globale pour réaliser l'inventaire le plus fiable possible.
Elle se décompose en plusieurs parties:

Etape élémentaire à la rapidité et la fiabilité de l’inventaire, la surface de vente et la réserve doivent être propres et rangées avant l’arrivée du prestataire.
Le magasin doit donc s'assurer que tous les produits soient bien étiquetés, et doit s'arranger pour que les codes barres soient visibles sans manipulations.
La vitesse de saisie peut être multipliée jusqu'à 10 !!!

Parce que nous ne connaissons pas la surface de vente par cœur, le responsable du magasin fait le tour des produits à inventorier avec la ou les personne(s) qui vont poser les étiquettes afin d'avoir un état précis de la marchandise à compter.

Le magasin est ensuite découpé en zones géographiques (par exemple mur, gondoles, réserve etc...).

Un balisage est posé dans chaque zone géographique dans un ordre logique et selon des règles bien définies: de gauche a droite (sens de lecture) et de haut en bas. 1 étiquette = 1 broche ou 1 étagère ou 1 panier

Dans le cas d’un inventaire du soir, le balisage est posé pendant les heures d’ouverture du magasin.
Pour finir, le RM doit refaire le tour du magasin afin de vérifier qu'aucune étiquette n’a été oubliée.

Grace à cette étape, 100% des emplacements posés seront inventoriés. Aucun oubli n'est possible.

Rappel aux opérateurs des règles élémentaires à respecter pendant l'inventaire : le comptage doit s’effectuer dans le silence complet et une concentration maximale.
Formation des opérateurs aux machines, et aux méthodes de saisie pour que tout le monde procède de la même manière, et dans le même sens.

Chaque opérateur possède un numéro informatique qui lui est propre. De ce fait, il est possible de suivre toutes les actions de chaque personne pendant toute la durée de l’inventaire et au delà.

Afin de motiver tout le monde, une prime est accordée à l’opérateur le plus rapide de l’inventaire, et n’ayant fait aucune erreur détectée par les contrôles.

Selon le type de marchandises, la saisie peut se faire à la quantité ou unitairement.
Elle est effectuée par directement par une machine portable WIFI.

Dans le cas d’un inventaire du soir, les réserves, tiroirs, vitrines, bustes et mannequins sont saisis pendant l’ouverture du magasin. La surface de vente est ensuite inventoriée dès la fermeture.
Dans le cas contraire, inventaire de la surface de vente avant l’ouverture puis de la réserve.

Imposé par les machines, chaque emplacement doit être recompté en aveugle par l'opérateur. Si le résultat est bon -> validation de l'emplacement et transmission des données automatiquement au PC central, sinon re-saisie de la zone.

L'avancement de la saisie se fait d'une manière méthodique (zones difficiles et longues au début, zones faciles en dernier)

Si toutes les règles ont été respectées, aucune erreur n'est possible. Cependant, n'importe quel emplacement peut être contrôlé par 2 méthodes:

• Contrôle quantité assisté ou par anticipation pour vérifier qu'aucun article n'ai été oublié.
• Contrôle détaillé imprimé sur ticket pour contrôler référence par référence.

Du contrôle renforcé sur des zones saisies par un opérateur peu fiable ou à forte valeur peut être demandé et effectué à n'importe quel moment par le personnel du magasin à l’aide d’une machine, et sans avoir besoin de demander au RI.

Si des erreurs sont trouvées, soit une correction est immédiatement apportée, soit la zone est intégralement re-saisie.

Une fois la saisie et le contrôle terminé, que toutes les références inventoriées sont connus et qu'il n'y a plus d'écarts, l'inventaire est clôturé par le RI et le RM

Avant de générer le fichier final des données, et si le stock théorique a été transmis au préalable, le logiciel utilisé peut imprimer tous les écarts d’inventaire. Il est ainsi très facile de vérifier directement sur place et grâce au balisage si ce sont des erreurs de saisie ou de stock.

Le résultat est crée puis immédiatement transmis aux personnes concernées ou directement intégré sur le TPV du magasin.

Un document final résumant les données est crée directement à partir du logiciel.